Trabalho remoto, escritório remoto, home office… São termos muito falados, mas pouco praticados. Contudo, são o “novo normal” nesse período de pandemia e no pós-pandemia, sendo importante saber como controlar trabalho home office.
A parte mais central de um trabalho remoto é a liderança em home office. É a partir dela que se desenvolve todo o trabalho restante – e é a partir dela que se tem as ferramentas para trabalho remoto.
E como fazer a gestão de pessoas em home office? Quais são as ferramentas para trabalho remoto? Prossiga com a leitura e veja como preparar o seu escritório para esse novo cenário!
Como controlar o trabalho home office?
“Escritório remoto se trata de um trabalho executado fora do ambiente tradicional de trabalho. Pode ocorrer parcialmente ou totalmente fora, em casa, em coworking, etc.”
Como fazer a gestão de pessoas em home office e preparar o seu escritório remoto? Essa é uma questão importante, mas que pode ser facilmente respondida: através de processos e ferramentas para trabalho remoto.
Atualmente, é possível realizar de maneira segura o trabalho fora da sede/escritório, contando com os já famosos benefícios do home office:
Redução de custos;
Maior produtividade;
Melhor recrutamento e retenção de talentos.
E como controlar o trabalho home office? Confira agora em 6 dicas de trabalho remoto!
1. Defina bem como serão as coisas
O primeiro passo na liderança em home office é justamente o de gerir as expectativas e funções dos funcionários. Antes de qualquer coisa, você deve definir quais serão as regras e como as interações da equipe ocorrerão.
A melhor opção é contar com uma ferramenta de gestão de pessoas para monitoramento regular de atividades. Um exemplo é o Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos, onde você pode criar listas de tarefas e incumbir papéis.
2. Garanta a segurança do ambiente pelo VPN
VPN é um recurso para acesso ao ambiente de rede e serviços da empresa. Através de um, é possível criar um túnel criptografado que permite o acesso de recursos internos como se usasse o computador da empresa. A diferença é o acesso virtual.
Assim, você configura o acesso interno dos recursos, sem ocorrer o risco de invasões ou perda de informação. Tudo se mantém no escritório, agora virtual!
3. Use do compartilhamento na nuvem
Além do acesso aos recursos internos, é necessário também facilitar de maneira segura a colaboração e compartilhamento de arquivos. Sem presença física, a opção é salvá-los em nuvem e compartilhar com o restante da equipe.
Uma opção comum é o uso do Google Drive e todos os aplicativos variantes da Google, que permitem uma ágil colaboração em equipe. No trabalho home office, é importante a colaboração em tempo real!
4. Trabalhe para a manutenção de prazos
Tempo é algo bastante importante num escritório, sendo algo essencial para manter eficiência e garantir a qualidade do trabalho. Por isso, você deve possuir uma ferramenta de time tracking, que é útil para os gestores e colaboradores.
Através dele, a gestão de pessoas em home office é otimizada, sendo possível acompanhar as horas efetivamente trabalhadas. Não só isso, como também permite o gerenciamento de tempo para cada tarefa por parte dos colaboradores.
Nesse caso, as principais recomendações são o Toggl e o Bitrix, que não fornecem só essa função, como também mostram quais tarefas demandam mais tempo.
5. Mantenha uma boa frequência de reuniões
É importante uma boa frequência de reuniões, de forma a se montar um panorama atual do escritório e definir as próximas tarefas/atividades. Você deve, nesse momento, contar com ferramentas boas para permitir essa comunicação.
Um exemplo é o famoso Google Hangouts Meet, que permite a realização de reuniões audiovisuais com um grande número de pessoas. Além de trazer a videoconferência, também permite o compartilhamento de tela, troca de mensagens, entre outras coisas.
6. Adapte a cultura organizacional para a nova realidade
Saindo um pouco do aspecto de aplicativos, há uma coisa que a liderança em home office deve fazer de maneira manual: ajustar a mentalidade do escritório. Não se pode tratar o trabalho remoto da maneira que se trata o trabalho convencional.
Por isso, o gestor deve ter a confiança de que seus colaboradores realizarão as tarefas sem monitoria constante. Autonomia e motivação são essenciais na execução de trabalho home office e não são coisas que aplicativos podem dar!
O que falta ao escritório remoto?
Para que um colaborador do escritório se adapte ao novo cenário, é essencial que invista em treinamento para lidar com as novas tecnologias. Isso envolve o introduzir na nova gestão de trabalho, gerenciamento de tempo, ferramentas de produtividade, etc.
Contudo, não só isso, é necessário também que a liderança seja presente no dia a dia do escritório. Assim, se mantém um escritório remoto com cara de tradicional!
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